1. Organización y Limpieza de las UNIDADES PERSONALES de Google Drive

Para mantener el orden y facilitar la localización de archivos, es obligatorio estructurar las carpetas en las unidades personales de Google Drive como se indica a continuación:

Estructura de carpetas por sucursal y año de gestión:

• Para archivos de la sucursal El Alto:
  MI UNIDADGESTION [año]SUCURSAL EL ALTO
  Ejemplo: GESTION 2024SUCURSAL EL ALTO
• Para archivos de la sucursal La Paz:
  MI UNIDADGESTION [año]SUCURSAL LA PAZ
  Ejemplo: GESTION 2024SUCURSAL LA PAZ

Carpetas específicas por tipo de archivo:

Ejemplo:

• MI UNIDADGESTION 2024SUCURSAL EL ALTOCARTAS EMPLEADOS
• MI UNIDADGESTION 2024SUCURSAL EL ALTOINFORMES PACIENTES

Identificación clara de archivos:

Los archivos deben estar etiquetados correctamente con su CITE correspondiente para facilitar la búsqueda.

• Ejemplo: MI UNIDADGESTION 2024SUCURSAL EL ALTOINFORMESINF-23.pdf
• Ejemplo: MI UNIDADGESTION 2024SUCURSAL EL ALTOCARTA EMPLEADOCEMP-123.pdf

2. Uso del Generador de Documentos

Durante una auditoría reciente, se detectaron diversas irregularidades en el manejo del Generador de Documentos. Es por eso que se incluye a este circular el Protocolo de Uso del Generador de Documentos.

Es importante destacar que este protocolo fue previamente socializado de manera personal y verbal durante la sesión de inducción al uso del Generador de Documentos, realizada el 7 de mayo conforme circular CIR-2. En dicha oportunidad, cada trabajador recibió las instrucciones necesarias para garantizar un uso adecuado y eficiente de esta herramienta, así como la explicación detallada de sus restricciones y responsabilidades asociadas.

3. Actualización del Generador de Documentos a la Versión 4.0

Por razones de limpieza y con el objetivo de eliminar duplicados, se realizará la actualización del Generador de Documentos a la versión 4.0.

La actualización al Generador de Documentos Versión 4.0 se realizará en las siguientes fechas:

• Disponibilidad: Desde el viernes 20 de diciembre hrs.: 17:00 hasta el domingo 22 de diciembre hrs.: 23:00.
• Acceso: Durante este periodo, el archivo estará disponible para que cada colaborador realice la copia correspondiente.
• Retiro de acceso: A partir del lunes 23 de diciembre, el acceso al Generador de Documentos 4.0 será retirado para todo el personal.

Indicaciones para la actualización:

1. Eliminación de versiones anteriores:
   Todo el personal deberá eliminar todas las copias que tenga del Generador de Documentos (cualquier versión previa).
2. Instrucciones para la copia del nuevo Generador 4.0:
   • Siga los pasos detallados en el Circular CIR-3 para realizar la copia del Generador de Documentos versión 4.0.
   • El Circular CIR-3 se encuentra en el espacio de Google Chat denominado CIRCULARES.
3. Uso exclusivo y prohibiciones:
   • Queda PROHIBIDO prestar, compartir, copiar o dar acceso al Generador 4.0 personal.
   • En caso de que algún trabajador no haya realizado la copia, deberá solicitar asistencia al área correspondiente en lugar de usar la cuenta de otro compañero.

Agradecemos su compromiso con estas medidas, las cuales permitirán mejorar la organización y eficiencia en nuestras tareas diarias.

Protocolo de Uso del Generador de Documentos