Uso Generador de Documentos
El Generador de Documentos es una herramienta de uso personal diseñada para estandarizar y agilizar la creación de documentos oficiales en la organización. Su uso debe cumplir con las siguientes directrices para garantizar la coherencia y el orden en los procesos documentales.
Principios Generales
Uso exclusivo y personal
- El Generador de Documentos es de uso estrictamente personal.
- Queda prohibido compartir, prestar, duplicar o permitir el acceso al archivo por terceros.
Única copia válida
- Cada colaborador debe contar con una sola copia del Generador de Documentos almacenada en su unidad personal de Google Drive.
- No se permiten múltiples versiones o duplicados.
Revisión previa a la generación
- Antes de generar un documento, revise cuidadosamente los datos ingresados.
- Recuerde que la información proporcionada se almacena en una base de datos para su posterior verificación si fuera necesario.
Uso responsable
- El Generador de Documentos debe permanecer en la ubicación indicada:
- Ejemplo: MI UNIDAD\GENERADOR DE DOCUMENTOS LICENCIADOS V4.0
- Modificaciones no autorizadas serán consideradas faltas graves.
Uso específico por tipo de documento
CARTA EMPLEADO
- Queda prohibida la modificación de:
- CITE
- Fecha
- Destinatario
- Cargo del remitente
- Referencia
- Copias
- Una vez generado el documento, no se permite ningún cambio adicional.
Restricciones
- Solo está permitido cambiar el contenido del cuerpo de la carta.
INFORME
- Está prohibida la modificación de:
- CITE
- Fecha
- Tipo de informe
- Destinatario
- Cargo del remitente
- Copias
Restricciones
- Modificar únicamente el contenido del informe, respetando la estructura solicitada.
- El apartado "ANEXOS" es opcional y puede quedar vacío si no aplica.
Modificaciones permitidas
SOLICITUD DE LICENCIA
- No se permite ninguna modificación al archivo una vez generado.
- Las solicitudes de licencias personales y trámites deben realizarse con al menos 17 días de anticipación. El sistema no permitirá fechas fuera de este rango.
Restricciones
SOLICITUD DE VACACIONES
Restricciones
- No se permite ninguna modificación al archivo una vez generado.
- Las solicitudes deben realizarse con 28 días de anticipación. El sistema no permitirá fechas fuera de este rango.
ACTAS
- Está prohibida la modificación de:
- Lugar
- Asistentes
- Invitados
- Orden del día (estructura básica)
- Transcriptor
Restricciones
- Solo se permite modificar el contenido relacionado con el orden del día o los acuerdos específicos.
Modificaciones permitidas
SOLICITUD DE ADQUISICIONES
Modificaciones permitidas
- Rellenar únicamente el contenido de la tabla de adquisiciones.
Restricciones
- Está prohibida la modificación de:
- Tipo de formulario
- Prioridad
- Área de uso
- Motivo
- Destinatario
- Cargo del remitente
Plazos para Presentación de Documentos
Los documentos generados deben ser presentados a más tardar el día siguiente de su creación.
En el caso de documentos generados en sábado, el plazo máximo será el lunes a primera hora.
Documentos presentados fuera de este plazo serán declarados nulos y deberán generarse nuevamente.
Consecuencias por Mal Uso
Modificaciones no autorizadas:
Cualquier cambio manual en elementos restringidos será considerado una falta grave.
Los documentos alterados de esta manera serán declarados nulos y no tendrán validez.
Duplicación o préstamo del Generador:
Compartir o duplicar el Generador de Documentos será considerado una falta disciplinaria y podrá generar una llamada de atención formal.
Incumplimiento de plazos:
Documentos presentados fuera del tiempo establecido serán rechazados y deberán generarse nuevamente.
Buenas Prácticas
Ubicación y mantenimiento:
Mantenga el Generador en la ubicación indicada y asegúrese de trabajar siempre desde esa copia.
Estandarización:
Respete las plantillas y formatos predefinidos en el Generador.
Esto garantiza la coherencia y facilita el trabajo de verificación y auditoría.
Revisión exhaustiva:
Antes de generar y presentar un documento, asegúrese de que todos los datos sean correctos y cumplan con los requisitos establecidos.
Cumplir con este protocolo asegura una gestión documental eficiente y ordenada, facilitando los procesos internos de la organización.